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在信息时代背景下，大众对新闻的要求越来越高，新闻在满足大众需求的同时，也可增添多种背景元素，对新闻进行补充。新闻档案成为了查阅资料的重要文献，不仅可以提高资料的安全性，还可以拓宽报道视野。
新闻档案，是相关工作人员在对新闻的报道活动中逐渐形成的，是对新闻资料的保存与归置，具有存储价值与历史价值。发表或播出过的光盘、图表、文字在经过档案人员的归档处理后，形成一种记录，这就是新闻档案。新闻档案的种类很多，不仅为新闻工作人员提供资料，并且对各个领域、其他范围的工作都有重要的参考作用，由此可见，新闻档案对我国新闻业的发展与建设起到极其重要的作用。
新闻档案存在的重要意义
新闻档案对传播界而言意义重大，在一定程度上能提高传播效率提升新闻的深度。
新闻档案的表现形式包括两种，之一是新闻档案资源对历史轨迹的完整记录。加大对媒体的创新，把重大突发事件放在历史的坐标中呈现，用历史的视角分析报道，这样能使新闻更具历史的厚重感。对新闻档案资料的完整保存，使得新闻媒介的发展历程得以完整记录，而对档案资料的重复合理利用，则可产生经济效益与社会效益共赢的双重收益。
另一个表达形式是以新闻档案资料为背景资料，进行开发利用。众所周知，新闻事件要想有序发展，离不开历史条件与环境条件，而新闻背景则是新闻事件发生的基础。历史条件是事实自身的条件，环境条件是新闻事实对周边环境带来的影响，以及与周围事物的联系。在新闻事件中介绍背景，能够及时补充说明新闻事件，这在一定程度上可以促进新闻事件的发展，让大众对新闻事件有了更深刻的认识与了解，并且可以优化新闻主题，使新闻内容更加丰富多彩。当采编人员进行新闻事件采编时，要充分认识到当地的历史状况，并将历史条件与外部环境进行结合，引导大众对新闻事件进行思考与认识，并从中得到一些启示。
新闻档案是展现历史面貌的主要载体，对新闻档案的挖掘，不仅可以形成重要的文献资料，还可以检查档案资料是否遗漏或损坏。
新闻档案的意义，在于不仅仅只对新闻事件的表象进行报道，还可对新闻事件的前因后果进行充分地挖掘与呈现。在对新闻报道时，新闻档案充当背景材料，可以把现实与历史进行简单的对比，这样使得新闻报道的内容更加真实与丰厚。
如今，国内外很多期刊、杂志运用科学的方法对新闻档案进行管理并加以巧妙利用，很好地深化了报道内容。相关工作人员在进行档案处理时，要把新闻档案进行回收、整理，为记者编辑使用提供便利。媒体在报道新闻事件的同时，要挖掘事件背后的故事，报道后要及时对报道的素材进行整理、归档，形成完整的新闻档案资料。对新闻档案的挖掘，可以在展现历史记录的同时与现如今的新闻事件进行对比，了解相似事件的报道形式、处理方式。
新闻档案具有多层次、多元化的特点，可利用的空间非常大，新闻档案作为重要的资料，在实现整理、归档后，对人们起到重要的作用。对新闻档案的挖掘与使用，使得作品更具厚重感与历史感，成为编辑、记者研究选题、采访写作时的重要参考。
新闻档案资料的主要功能
新闻档案在记录历史发展历程的同时，也对人类社会发生的事件与经验进行整理。新闻档案作为一笔珍贵的财富，不仅促进了文化的传播，并客观地对事实进行了记录，对新闻进行了保存，所以，新闻档案资料具有重要的史料功能。
事件存储功能
新闻档案资料作为重要的历史凭证，有着重要的价值，新闻档案资料是其他资料无法替代的，新闻档案资料具备真实性、客观性，在对新闻事件进行存储的过程中，不仅可以对事件进行分析与研究，还可结合相关事件与理论知识，对事件之间进行比较，丰富新闻报道的内容，从而体现出新闻档案资料的价值。
社会教育功能
新闻档案资料不仅具备历史价值、保存价值，作为大众关注的媒介资源，新闻档案资料还能起到积极的教育功能。在对新闻档案资料进行整理、归档时，可以把记载的重大、有趣事件和图片进行新一轮传播，让大众对历史燃起兴趣，对记忆产生回味，这些曾经或温暖大众、或举国悲伤的事件，对受众的鼓励作用不言而喻。所以，新闻报道中可以适当运用新闻档案资料，发挥对社会以及个人的积极教育功能。
知识传递功能
新闻档案资料把知识与事实进行结合，并以史料的形式进行了保存，具有重要的知识存储功能。新闻档案中所包含的知识，是人类社会不断积累、发展的结晶，这里包含了诸多经验、诸多事件，对社会及大众而言，有着积极的推动作用。在对新闻报道的过程中，要充分发挥这些资料的作用，利用广阔的背景材料进行报道，对大众的阅读起到延伸作用，发挥传递知识的功能。要知道，对新闻档案的管理与开发，是提高新闻报道效用的另一种途径。所以，新闻档案资料能起到传递知识的重要功能。①
文化传播功能
新闻的主要功能除了为大众传递信息之外，还有文化传播的功能。优秀的新闻内容，可以促进社会的和谐发展，人们的团结奋进。作为新闻报道的重要补充，新闻档案同样起到文化传播的功能。在新闻档案资料中，无论是史实性资料还是事实性资料，都包含了当今社会的精神内涵与风气，对这些因素加以运用，便会使新闻报道结合新闻背景的同时，使事件立体地呈现在人们眼前，不仅可以起到解释说明的作用，而且能加深大众对事件的认识与了解，在进行深化主题的同时，起到文化传播的功能，因此，要加大对新闻档案资料的管理，促进文化的传播与发展。
加强新闻档案管理与开发的措施
对新闻档案的管理与开发，是新闻媒体必须重视的基础内容。加强新闻档案管理与利用，可以从以下方面进行：
提高人员技能与素质，促进管理规范化
目前，我国媒体的档案人员很多属于兼职，人员不稳定，没有进行专门的培训，而且此类人员的文化程度与文化素养并不高，无法适应新时代的档案管理。在新时期，随着计算机技术的发展，我国档案管理基本采取信息化管理，这对我国档案人员提出新的要求，新闻媒介要定期对档案人员进行培训，提高其专业知识水平与专业技能，档案人员只有在不断学习、不断努力下，才会慢慢适应档案工作，促进我国新闻档案规范发展。
提高档案管理水平，实现科学化与系统化
目前，我国新闻单位对新闻档案特别重视，但是，档案管理却不规范，基本以合订本的形式进行归档，无法形成严格的档案管理体系。新闻档案最大的作用是对历史资料的留存与查阅，由于目前档案管理不具备系统性，导致档案的利用率低，查阅信息的水平低，在进行信息检索中，由于档案资料数量巨大，不仅费时，而且费力。所以，要想促进档案的科学化与系统化，就要建立相应的档案管理体系，提高领导能力，在解决经费、设备问题上，认真管理，解决档案管理过程中的不足，从而提高档案管理水平，促进其科学化与系统化。
开发利用档案资源，提升文化传播水平
档案要紧跟时代的脚步，才能提高传播效果。新闻档案要建立一条通畅、便捷的道路，为文化的传播提供支撑力。在信息化还未引入到档案管理时，档案检索的效率并不高，新闻档案的使用与利用价值受到限制。因此，要想提高文化传播水平，就要不断开发、利用档案资源，建立档案的信息化与网络化，为新闻档案创建一个网络平台，为新闻企业提供方便的档案服务。
（作者单位：贵州民族大学传媒学院；河北联合大学轻工学院）
注释：
①魏丽：《档案：新闻传播的重要资源》，《新闻采编》2012年第6期。
