办公变革摆脱文山会海

    纸张浪费严重、打印耗材及设备投入居高不下、因频繁参加各种会议而耗费大量时间及费用…… “文山会海”已是困扰政府机构及企事业单位已久的管理难题。如何才能解决文件浩如烟海，管理繁杂，降低会议庞大的差旅费用和时间成本，提高办公效率？ 

    在欧美发达国家，大部分大型企业和政府机构已经开始广泛应用外包理念，通过新型管理模式——办公信息系统管理外包服务模式，实现“节约、高效、安全、低碳、健康”的效果。在中国，这一创新商业模式也逐渐开始普及,它由两方面的管理外包优化组成：文件管理外包服务、视音频管理外包服务。

    文件管理外包服务实现绿色办公

    在传统的打印复印管理模式下，企事业单位自行采购设备及耗材、自行管理，存在着大量的浪费和低效率之处。一方面，打印机的耗材等后期使用成本五至十倍于设备的初期购置成本，但客户大多关注设备购置成本而忽略了高昂的使用成本，造成大量设备的使用成本居高不下；另一方面，缺乏精细化管理，还造成纸张、耗材与能源浪费严重，设备过度投入、各部门人员经理大量浪费、资源浪费严重等问题。

    在文件管理外包服务模式下，外包服务商对客户的办公文印系统进行全面的优化改造，安装相应的管理软件，并对优化后的系统提供长期的管理外包服务。通过专业的社会化分工与精细化管理，使客户在几乎无需投入或很少投入的情况下，整个系统比原先更为先进，但费用更低、效率更高、信息安全性更强、资源更加节约、管理人员精力也得到大量节省。

    中国国航已经全面采用了本土服务商代表——北京立思辰科技股份有限公司的文件管理外包服务。外包后，办公文印系统性能得到明显优化，管理精细化水平大幅提升。网络连接率从29%提高到了96%，设备冗余下降了63%，同时实际费用节约了16%以上，5年合同期内所节约的纸张相当于保护200多棵大树免受砍伐，并通过能源与资源节约而减少碳排放200吨以上。

    在欧美发达国家，85%以上的大型企业已经采用了文件管理外包模式，不再自己买设备、买耗材、自行管理维护。在中国，在立思辰等服务商近年来的推动下，已经有国家工商总局、外交部、中国国航、中国移动、中石化、中海油、中信国合等多家企事业单位实施了先进的文件管理外包服务。

    此外，中国国航、中海油等先进企业还采用了立思辰的视音频管理外包服务，大幅提升视频会议系统的利用率，有效节约差旅费用并提高了沟通效率，实现节约高效、绿色低碳的价值。

    自主研发 技术领先推动办公低碳安全

    软件是管理的固化，优质的的管理外包服务需要先进的管理软件作为手段。在我国，除政府、国防科研等涉密单位外，大型企业也都有很高的信息安全管理需求，管理外包服务商需要具备立足于自有先进技术的软件研发能力。中国移动广西公司采用了立思辰自主研发的文档复印安全管理系统，需刷卡确认才能输出打印文件，实现了文件输出的统计和追溯，加强了内部信息安全，规避泄密风险。据了解，上述软件已经获得了国家保密局颁发的“涉密信息系统产品检测证书”。

    此外，还减少了不必要的文印输出。新管理模式下温室气体排放量约比原来减少40%，文印设备利用率提高了48%，用电节约率达43%，耗材废品排放减少25%，用纸减少约17%，节约、环保效益突出。

    作为本土服务商代表，已经在中国推动该新型管理模式多年的立思辰，凭借先进的创新商业模式、高成长性以及持续创新能力，成为“十年磨一剑”的中国创业板首批十家企业之一，于2009年10月在深交所上市。中国“文山会海”的变革已经全面启动。