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电视作为主要媒介，成为人们生活中必不可缺的一部分。在电视影响力不断提升的情况下，档案资料也在不断增多。如今电视档案管理普遍存在问题，不仅在管理设施上比较落后，数字化程度与软件的兼容性也比较低。电视档案在记录党和国家重大方针及其它社会重要问题方面起着重要作用，想提高电视档案管理的工作效率，转变传统的档案管理模式，利用计算机、网络改善电视的档案管理意义重大。实践证明，只有利用电子信息化管理，才能保证档案的准确性与完整性，从而使查找、使用的过程方便快捷。
电子信息化使电视档案管理高效化
电视档案以电子信息为基础，在档案的管理、收集、保存中变得更加方便，从而使电视档案的电子信息化成为了发展的必然趋势。它的优点主要有：
使档案管理的效率更高。
由于受众比较多，喜欢的节目也不同，为了满足受众对信息的多样化要求，电视台每天播出的节目种类繁多。这就产生了对大量资料如何科学管理的问题。这些包括文字、图片、影片等的资料都要及时进行归档处理，档案人员的工作量不轻。在我国一些基层的电视单位，很多档案人员仍然采取手工方式进行档案管理，这样就严重影响了档案管理的效率，甚至会在档案处理中产生一些错误。将网络引入到档案管理后，可以使档案管理人员在电子信息化的平台上操作，把以前繁琐的工作变得简单快捷，从而减轻了档案管理人员的工作量，提高了档案管理的工作效率。
使档案管理更具完整性。
电视台播出的节目数量多，类型丰富，涉及资料的范围也比较广，从而使档案管理过程中收集与保存的环节变得复杂。比如：新闻部拍摄的照片要移交总编室，经过总编室相关人员的管理后再移交到档案室，整个过程繁琐复杂。如果新闻采编人员不具备档案意识，在进行档案移交的过程中没有遵守档案管理的规定，就会造成档案管理的不完整性。但在实施电子信息管理后，档案移交变得简单，只需通过扫描、复印，就可以使档案录入计算机中，并且自动进行信息的备份，从而使档案管理更具完整性。
使档案查找更加方便。
传统的档案管理主要以手工操作为主，由于档案数量多，查找时比较困难。首先要通过目录查找到所需档案的数字编号，然后再根据编号到档案室进行查找。这种查找方式，不仅浪费时间，而且也加大了工作人员的工作量，使得查找档案变成了一项复杂而艰巨的任务。在实施档案电子信息化后，档案人员只要在计算机中检索到所需档案的资料，经过用户权限认证后，便可以在平台上进行查找，这样，可以减少档案查找的时间，并且还使得档案具有更高的安全性。
提高了档案的再利用价值。
由于电视的特殊性，在工作中往往要不断查找某些档案资料，作为创作的资料来源，这样使档案的再利用价值得到提高。比如：新闻图片、影片、宣传资料、文字要进行反复查阅，在查阅中观察档案是否受损或者遗失。这种情况使档案管理变得更加困难，档案的再利用价值也得不到提高。在实行档案的电子信息化管理后，档案的原件被录入到了计算机中，档案的信息资料可以通过计算机进行查找与阅读。从而使档案可以进行反复的利用，并且增加了档案的完整性与安全性。
提升电视档案管理水平的措施
电视档案是极其重要的资料，在实行电子信息化管理后，不仅提高了档案管理工作的效率，还使得档案更具有完整性与安全性。如何才能使电子信息化管理更加科学合理？
加强对档案人员的管理。
随着科技的发展，档案管理人员的素质提高变得非常重要，只有不断提高自身素质，才能把档案管理工作做得更好。首先，要提高档案管理人员的创新意识。网络的出现，使得电视档案管理逐渐实现电子信息化，改变了传统的档案管理，促进了档案管理模式的变革，在这一理念下，档案管理人员要加强对计算机的学习，改变传统档案管理的理念，适应电子信息管理模式。其次是丰富档案管理人员的知识。档案管理人员在对专业知识学习的同时，也要加大对电视相关知识的学习，只有这样，才能使档案分类科学，管理科学，从而使得档案更具完整性与可利用性。最后，要对档案管理人员进行培训。要定期对管理人员进行相关培训，提高档案管理人员的业务技能，掌握正确的档案处理方式，还要提高档案咨询的技能。只有加大对档案管理人员的培训，才能使档案管理科学、系统。
健全电子信息化管理的运营机制。
只有健全电子信息化管理的运营机制，才能使电视档案管理更具稳定性。电视档案的电子信息化管理是一项系统化的工作，这种管理理念改变了传统档案管理的模式，使得各个部门、单位不断地进行合作与协调，促进档案管理的准确性。因此，要健全电子信息化管理的运营机制，只有这样，才可以使档案管理工作正常运行，这种机制表现在对档案的收集管理、立卷归档、档案的保存、档案的销毁，以及档案的保密与利用。通过健全电子信息化管理的运营机制，才能够完善档案的各类体制，从而使档案管理朝着安全、规范、科学、系统的方向前进。健全电子信息化管理的运营机制，促进档案管理有条不紊地运行。
建立档案电子信息化的服务体系。
作为一项业务性和技术性较强的信息管理工作，电子档案的整个过程要经历很多环节、很多部门。从档案的收集到档案的归档，不仅依靠档案管理人员的不懈努力，还要与各个部门进行联系。为了保证档案在移交过程中安全、完整，就要在档案管理中建立一项完整的自上而下的服务体系，真正落实档案规范管理。在建立这种自上而下的服务体系中，首先要在档案管理人员中挑选出知识丰厚、技术熟练的档案员，让档案员收集与整理资料，在整理的过程中，要把各个部门当年需要归档的文件进行整理，这些文件包括文字、图片、录像、录音等，整理好文件后，再移交到档案管理室进行归档。其次是要建立具有相互制约的管理体系，在进行档案整理的时候，各个部门要相互监督，相互牵制，从而保证了档案能够在短时间内完整归档。
对电子档案信息进行安全管理。
电视档案是对整个电视节目的一种资料归属，电视档案具有十分重要的作用，无论是对节目的调整还是对节目格局的变革都起到了重要的作用，电视档案是电视发展的基础。所以，在实行电子信息化管理后，要加强电子档案的安全管理。首先，要确保计算机的可靠性，要派专人对软件、硬件管理与检查，对计算机定期杀毒、定期清理，防止木马病毒的侵入，还要杜绝工作人员对资料进行修改与完善，从而保证计算机的安全。其次，要对信息进行加密处理，保障电子档案的安全性。电视单位可以根据不同部门、不同工作情况，制定一项比较合理的加密方式，按照档案的重要性，对档案进行分类，比如分成公开信息、加密信息、机密信息等几个级别，从而保证档案的安全与完整。最后是要根据工作人员的身份与职能，设置档案查阅的权限，工作人员在进行档案的查找与阅读时，要验证自己的身份，获得查阅的权限，才能对档案进行查阅。这种档案信息的安全管理，使得电视档案更具有安全性与完整性。
纸质档案管理与电子档案管理有机结合。
传统的档案是纸质档案，在使用计算机网络技术后，纸质档案逐渐被电子档案所代替，电子档案是利用计算机的软件与硬件作为载体进行保存，如果计算机出现故障，电子档案的安全就受到了威胁。再者，计算机时刻面临着木马病毒等的入侵及操作失误的风险等，这些情况，都会对电子档案带来破坏。而纸质档案的真实性比较强，保存的时间也比较长。所以在进行档案管理的时候，可以采用纸质档案与电子档案相结合，使各自的优势充分发挥出来，从而使档案管理更加安全。档案管理人员在进行纸质档案管理的时候，还要对磁介质档案进行管理，保证两者之间内容的统一，如果计算机遇到故障时，可以采用纸质档案进行恢复，从而使得电视档案具有稳定性与完整性。
（作者单位：河北廊坊师范学院外国语学院）
