解密人事档案

    “人事档案管理制度变革，终究没有跟上经济环境变化。”

    日前，国家发改委表态：档案（人事档案）管理费最晚于2016年取消。由于没有具体规定，档案管理费的收取标准、使用方向等一直饱受各方质疑。随着新规的实施，这一问题将得到根本解决。

    始于20世纪50年代的人事档案制度，随着我国由计划经济转向市场经济，多数“组织人”转变为“流动人”，“弃档”“人档分离”现象越来越普遍，这是否意味着，曾经重要的档案变得不再重要？

    管理费乱象

    “本地存档费120元，服务费一年500元。”广源永盛人事代理连锁服务机构顾问告诉《民生周刊》记者，其中服务费归代理机构，存档费则是交给政府人才服务中心。

    《民生周刊》记者调查发现，档案管理费各地收取标准各不相同，随意性较强。一份档案的年管理费，有的地方免费，有的地方最多收取数百元，而一些档案托管机构，价格则更高。

    有媒体估算，北京每年产生的存档费逾亿元。该估算是根据北京市人力资源和社会保障局提供的数据。截至2014年6月底，北京市、区县存档机构共管理档案170万份，存档费于2013年1月起由240元下调至120元。

    由于数额较大，使用、支出的具体细目又很少公开，档案保管费一直饱受各方质疑。那么，档案管理费收取的根据和标准是什么呢？

    根据中共中央组织部、人社部1996年印发的《流动人员人事档案管理暂行规定》，人才流动服务机构管理流动人员人事档案，应本着“服务为主，适当收费”的原则，按照有关规定收取服务费,但不得以赢利为目的。

    中国人民大学教授、《档案学通讯》总编辑胡鸿杰告诉《民生周刊》记者，从本质上说，人事档案是人事管理制度，“所有权”和“使用权”分离，不能由本人来管理。“人事档案的归属权属于组织，而不是个人。”

    即便同一个单位的员工，档案的存放和管理也可能不同。“我们单位科级以下人员，档案存在本单位人事部门，科级及以上，则存在上级组织部。”在政府部门工作的郭文贤说，还有一些档案存在人才服务中心，这个是要收费的。

    随着“弃档”现象增多，有人担心因为不缴管理费，档案会被销毁。对此，一名县级人才服务中心负责人告诉《民生周刊》记者：“我们主要是为大学毕业生服务，不收取档案管理费。尽可放心存在这里，就算不来取，也不会销毁或丢弃。”

    曾经很重要

    少则数张薄纸，多则满满数包，人事档案记录着人的一生经历。“档案厚，说明人生经历丰富，薄则说明经历比较简单。”人民日报社人事局原副局长鲁进康说。

    而新中国的人事档案制度显然也是厚重的。作为一项常规性的公共政策工具，这一制度对信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了重要的制度性贡献。 

    建国初期，伴随着1956年第一次全国干部工作座谈会召开及《干部档案管理工作暂行规定》的诞生，干部档案管理工作进入黄金建设时期，工人档案和学生档案随之建立。

    上世纪80年代和90年代初期，在第二、第三次全国干部档案工作座谈会的推动下，人事档案制度进入到有章可循、有法可依的阶段。在这10年间，学历和专业培训材料、任免、工资待遇材料，出国工作、考察、学习材料等内容，都被写进人事档案。

    那个年代，档案重要性十分明显。曾有人因为探亲假延迟了两天，档案里被记为“无组织，无纪律”；有人因未婚先育，被记为“严重的作风问题”……这些都是业内人士曾见过的案例。“如今回头看感觉有些荒诞，但在当时确实影响到当事人的工作转调”。

    当时，社会上一些人对档案的理解有些偏差。胡鸿杰向记者讲述了这样一个小故事：1978年，他考上中国人民大学的档案学专业。一位叔叔便对他说：“档案学这个专业好。等你管档案的时候，你可以给咱们县委书记打个电话，说他的档案有几年不太清楚。沉默两分钟后对他说你家里缺米了。”

    其实，胡鸿杰所读的档案学与这位叔叔提及的人事档案并不是一回事。他说，档案学中的“档案”，一般是指社会组织中的文书、科技等门类的档案资料，而非人事档案。人事档案属于人事组织部门的“辖区”。

    随着市场经济大潮席卷中国，适用于计划经济体制下的中国人事档案制度，逐步变成掣肘。1991年3月，中组部对流动人员的档案管理做出了相应的规定：通过劳动部门就业的干部，其档案归劳动部门保管，或转人事部门所属的人才流动服务中心保管。

    随之，流动人员的人事档案概念诞生。范围扩大至辞职或被辞退的机关工作人员、待业的大中专毕业生、自费出国留学人员、非国有企业聘用的专业技术人员等。

    “弃档”以后

    然而，由于疏于存放，人档分离，近些年“弃档”情况越来越普遍。

    不久前，武汉市人才服务中心公布了该市流动人员档案调查数据：全市现有流动人员人事档案近54万份，其中“死档”高达17万余份，近三成的档案长期无人认领。

    这并非是武汉一市的情况。据了解，从2007年11月起，北京市人才档案公共管理服务中心对失去联系超过5年的流动人员人事档案名单进行公示。每月一期，截至发稿时，已经公布了79期。从公布名单的数量看，弃档情况确实大量存在。

    “人事档案管理制度变革，终究没有跟上经济环境变化。”胡鸿杰说，在今天的企业招聘中，人事档案确实不再像过去那样重要了。“档案被简历取代。”

    “但是，如果档案丢失，补办就难了，所以最好还是费点心保存好。”谈及对当下“弃档”现象的看法，郭文贤说，不需要时它，它一文不值；需要时它，它比什么都重要。

    胡鸿杰同样指出，人事档案是中国人事管理制度的一项重要内容，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系等紧密相关。

    另外，参加公务人员招聘考试，需档案确定身份；办理个人退休手续时，要查看档案记录；是专业职称晋升的参考依据；出国政审和公证时，需要查阅个人档案；办理工作调动时，需要个人档案……

    针对目前因信息资源的开发利用能力较低，流动人员、企业职工的档案管理薄弱，“弃档”现象日益严重等问题，有专家指出，未来人事档案管理制度需要变革。电子档案代替纸质档案，可能是一种趋势。