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合同管理作为工程项目管理的重要内容，其管理水平直接影响着项目实施的质量。通常情形下，工程项目产生风险和纠纷往往是责任不清、权利不明所致。若在签订工程承包合同时认真分析各种风险因素，尽量避免风险条款，在履行过程中采取相关措施, 都可以有效防范工程执行中的法律风险，防止纠纷的发生。
在工程实践中，合同管理工作往往存在以下问题：
合同主体不合格。工程项目的合同主体是工程的建设单位和工程承包企业，即发包方与承包方。一般来说，合同主体不合格主要包括两种情况, 一是没有法律上的主体资格，例如分公司或者办事处等；二是具有主体资格，但因为资信或者履约能力不佳，比如债务过多的发包方，一般也不认为是合格的合同主体。
合同内容不清晰。由于目前工程项目的竞争十分激烈，合同往往由发包方提供，这样的合同条款往往很难达到公平公正的程度，其中隐含了大量的不利于承包方的风险责任条款。如果承包方签订合同之前的准备工作不足，对合同条款缺乏严格和全面的审核与分析，那么此种风险将有可能给项目带来巨大损失。在实践中经常遇到一些表述不到位，含义不清的情形：例如，对双方工作范围的界限约定得不明确、对工程中可能出现的不可预见因素缺乏足够的预见性等；再比如，有的合同中未写明汇率保值条款, 致使承包方可能遭受因汇率浮动带来的损失。这些疏漏往往最后导致处于弱势地位的承包企业找不到合法依据来保护自己的利益，等到项目快要完工才发现自己处于亏损状态或者正处于巨大的风险漩涡中，有的甚至连项目都无法预期完成。
合同执行不到位。在工程合同执行的过程中，往往由于项目管理人员的风险防范意识不强，致使在合同履约过程中遭受一些本可避免的损失。比如应当发出的有关工程变更的书面协议或文件没有及时发出，给以后索赔造成困难；应当签证确认的工程量没有及时确认，当发生纠纷时, 因无法举证而承担败诉风险；承包方对发包方拖欠的进度款没有及时追究，当诉诸法律时才发现已超过了诉讼时效,损失已经无法挽回。
如果平时在项目管理中不重视合同管理，不注意对合同文件的保存，到发生纠纷以后再去搜集证据材料，往往难以达到保护自身合法权益的目的。因此，合同管理需要从源头抓起，具体来说，应当从以下几个方面加以改进与完善：
合同签订主体合法。合法性主要着重于当事人是否具备主体资格，并应当重点考察工程发包方的相关资质、项目资金来源、履约能力、以及是否存在关联关系等因素。
合同内容合法规范。首先要考虑是否符合相关法律法规的要求，如果不合法，一定要拒签，否则难以得到法律的有效保护。同时，由于工程合同涉及的方面很多，应当对工作范围、标的、数量、金额、价款以及支付结算方式、工期以及工程量的计算、质保期、合同变更与解除、违约责任以及争议解决方式等基本条款作出明确和具体的约定。工程合同双方在订立合同时，建议尽量适用我国相关政府部门发布的合同示范文本或者国际上比较通行的范本，这有助于防止当事人主观上的疏漏，避免合同纠纷的发生。但是，在使用这些范本的同时，也要结合每个工程的具体情况，不能不加分析胡乱套用，否则有可能适得其反。
另外，还要审查合同条款是否清晰准确，有无模棱两可或含义不清的表达。比如，有的工程承包合同约定，发生重大设计变更时承包方可请求增加合同金额，但是对于何为“重大设计变更”却无明确定义。一旦出现类似情况，发包方或监理工程师往往会按照有利于自身的情况进行解释，这样对承包方十分不利。因此，一个有经验的工程承包企业，在合同订立阶段，需要对合同的每一个条款认真分析研究，对于过分苛刻或者模糊不清的合同条款应提出修改要求；对于明显缺乏公平性的条款，承包方应当力争使发包方作出有利于自己的修改。
合同执行落实到位。承包方一旦与发包方发生纠纷，尤其是诉讼，证据的充分与否是决定案件胜诉与否的关键因素，但是纠纷发生以后再去搜集证据往往是极其困难的。因此，在日常的工程管理工作中，就应当收集和保管与发包方来往的各类书面文件。
对合同文本、与发包方工程师的往来信函、工程检查表、施工日志、经确认的施工图纸、会议纪要和发包方的现场指令要分门别类进行保存。尤其对于会议纪要，一定要有出席人员的书面签名，并注明时间地点。
为避免事后发生纠纷时发包方推卸责任，需要发包方签收的文件一定是由发包方授权的工作人员来签收，尤其当项目部工作人员发生变动时，更需要发包方提供变更人员的授权委托书或者对其表示认可的确认书。此类授权委托书既可以事前提供，也可以要求发包方事后追认。
对于不宜保存的凭证，特别是隐蔽工程，要及时拍照，并尽可能由相对独立的第三方的参与和证明，并注明凭证取得的时间、地点、当事人、相关背景等，以备发生纠纷后能有凭有据，据理力争。一般来说，由发包方认可或签收的书面记录是最好的证据；在发包方未直接确认的情形下，承包方应当主动地将项目现场的工作进度以图片或者照片的形式加以保存，注明时间、地点、人员，并尽量取得工程监理等第三方的签证意见。总之，在项目执行过程中，不能轻信发包方的口头承诺，合同各方的任何实质性往来，都必须采用书面形式。
合同管理是一项具有全局性、专业性、技术性的工作。一个有经验的工程承包企业应当在战略上具有大局观，重视合同管理工作；在制度建设上建立和健全具体可行的制度，将合同管理工作落实到实处，从而保障合同管理流程的顺利实施。
（作者系中南院企业发展与法律事务部张琳）
