台北市府掀“无纸化”旋风

　　办公不用纸张是怎样一种体验？台北市府近年践行“无纸化”，在公文及会议等方面率先革新，让市府办公人员使用电子终端阅读各项材料并批阅公文，以求节省纸张及提升效率。在公文电子化方面，去年台北市府“在线签核”的公文达173万件，节省纸张累积高度超过台北101大楼。

　　为了加快行政流程，台北市府除可让主管以社交软件截图附上公文下达指令，更大规模翻修公文系统，全力发展“行动签核”，由此市府办公人员可用平板电脑、手机轻松批阅公文。系统预计年底开发完成，明年初上线试办。

　　可随时随处批阅文件

　　为实现“无纸化”作业目标，台湾近年来推动公文“在线签核”，让办公人员通过计算机系统，直接在线修改文字、批阅及签核，以使公文从形成到传送，不产生任何纸本。

　　早在几年前，台湾新北市政府就声称推出“行动签核”系统，但目前签核公文须插卡认证，行动装置不支持，还得回到办公室插卡，才能真正完成“签核”。但台北市府正要让公文系统与行动装置兼容，使得手机与平板电脑完整具备公文签核功能。这意味着公文不仅实现了电子化，还能脱离办公场所的限制，随时随处可供使用。

　　由此，各单位主管和办事员，不论在外开会、乘车、吃饭，甚至假日在家，遇到需要处理的公文，便能轻而易举地下载批阅。这套新系统将于今年底开发完成，明年上半年推行试办，下半年全面上线。届时将大幅提升台北市府公文无纸化比率，也会加速行政效率。

　　对于即将到来的办公场景，台北市府办公人员有期待也有担忧。台北市观光传播局长简余晏则认为，原先常需带厚厚一叠公文回家加班，若随处都能在线签核，可以在移动中批阅，很省事。

　　与此同时，有交通局官员表示无奈，称行动签核上线后，更没理由耽搁签核进度，随时随地都要处理公文，虽对“急案”有帮助，但压力势必更大。而每天经手超过50件公文的某主管抱怨道，平常看纸本公文眼睛就快坏了，平板电脑还是太小，更别提用手机。

　　各单位落实情况有别

　　由于许多人习惯于纸本签核，“中央”制订的目标也属于鼓励性质，在“既没鞭子也没萝卜”的情况下，台湾各级行政机构在线签核成效不彰。

　　为加大推动力度，台北市在台湾地区45％的统一标准上严格要求，将市府在线签核标准提高至65％，让不少单位压力陡增。早在2015年，台北市府整体在线签核率已达63％，但其中有高达44％的单位未达标准，有些机关达标率更仅有20％。而成效最佳的研考会却达到93％，信息局及消防局也超过八成，各单位成效差异很大。

　　对此，台北市秘书处文书组组长张婉萍解释说，各机关处理的公文性质不同，有些机构就“体质”而言难以推动公文电子化。像业务与民众相关的机构，不易把民众提交的纸本文件全转成在线签核；另外文化局和都更处等单位，常有复杂的图文件与附件，转成电子版也有难处。

　　大力推动会议“电子化”

　　台北市府在会议“电子化”方面同样费尽心思，今年订出“电子化会议达80％”的高目标。所谓会议“电子化”，指的是开会时不再印数据材料，而是直接用计算机或平板电脑浏览。

　　据台北市秘书处统计，台北市信息局、民政局和捷运公司是推行电子化会议成效较好的单位。信息局还发展电子签到表，会议成员在平板电脑上点选签名空格，就能手写签到、当场存档。

　　在文化资产审议、环境评估等众多审议会中，都市设计审议委员会率先实现电子化。都市设计科长罗文明说，都审报告书少则二三十页，多则两三百页。以前规定每案要印42本，但审完案子后多数会拿去回收，耗费不少纸张。去年添购约40台A3大小的平板电脑，大家开会时都看电脑里的数据，设计单位也只需印5本报告书，供签报等行政作业就好。