浅谈基层档案规范化管理

    □  青岛市崂山风景区仰口管理处   王绪娇

    档案资料是准确反映一个单位从筹建以来各个时期各项工作从无到有、各项基础建设由弱到强以及各种重大事件的历史记录和真实写照。一部图文并茂、设置科学、资料收集整理全面、完整、准确、及时、保存完好的档案资料，不但是宝贵的精神和物质财富，而且对事业的长远建设和发展具有重要的指导意义。因此，档案管理工作也越来越受到各基层单位的高度关注。

    下面以崂山风景区基层档案管理工作为例，浅谈一点思考。

    基层档案管理的意义及作用

    档案是历史的真凭实证，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，是最可靠的历史凭证。崂山风景区基层管理处档案是整个景区档案的重要组成部分，是崂山风景区在管理、发展、服务过程中产生的最真实、最直接、最基层的记录，是崂山风景区的宝贵信息资源，也是景区建设的一项基础性工作，对于研究崂山发展历史、传承社会文明具有十分重要的意义。

    档案是过去工作和历史情况的记录，景区基层档案记录着景区发展的点点滴滴，是第一手的参考材料，它可以为日常工作提供备查的依据。管理处负责人了解单位整体状况，适时调整发展战略需要历史档案作参考，单位管理层做方案、定制度往往都要查找历史数据，进行同比分析或数据对比，没有档案就无法实施，所以单位的科学发展离不开档案的管理工作。“察往知来，视兹故帙”，是对档案的参考作用的高度概括。

    崂山风景区每一个部门、单位都源源不断地产生各种档案，尤其是景区建设、道路维修、索道检测、公厕改造等基础设施建设、施工、维修过程都离不开档案，还有一些文件材料，如合同、契约等，其凭证作用就更加强烈、更加明显。可以说没有档案寸步难行，建立规范化档案工作，对于提升景区整体管理水平具有十分重要的意义。

    基层档案管理工作中的问题

    崂山风景区档案管理总体较规范，但基层单位与部门档案管理水平参差不齐，发展不均衡，主要表现在以下三个方面:

    一、对于档案管理工作的认识程度、重视程度不够，个别管理处领导档案意识淡薄，认为档案管理只是保管工作，其主要任务不过是保管，只要档案还在就可以。没有建立相关的档案管理制度，没有明确领导分管档案工作，从而导致档案管理职责不清、制度不全，更谈不上将档案工作列入议事日程，无法保证档案的完整与安全。

    二、档案规范化管理水平不高。基层档案管理工作中，普遍存在制度建设缺失，没有固定的档案管理人员，或没有制定档案管理人员岗位职责和档案工作规范，直接导致档案规范化管理水平较差，大量的档案管理混乱，以至于资料出错，档案管理出现问题。

    三、档案基础设施设备薄弱。有的基层管理处因受办公场所的限制，没有建立综合的档案室，档案资料没有专门的地方放置，有的虽然拥有档案室，但普遍容量较小，存在保管条件差，设施配备不全，达不到“九防”要求等问题，档案安全管理存在隐患。档案管理场所得不到重视，安全问题无法得到保障，以至于档案资料损坏、缺失，最后成为历史遗留问题，问题难以得到解决。?

    基层档案规范化管理对策

    加强组织领导，进一步提高对基层档案管理工作重要性的认识。

    领导重视，明确责任。成立档案工作领导小组，确定领导责任制，明确专兼职档案管理人员，划定阶段性任务、目标，把档案管理纳入基层基础建设的一项重要内容，认真抓好落实。准确把握档案管理必须围绕中心服务大局这一基本要求，准确把握好档案、利用好档案这一工作主线，找准切入点，使档案管理服从和服务于工作大局。建立机构、健全网络。建立综合档案员统筹管理、各部门兼职档案员分工协作的管理模式。各部门各司其职，各负其责，齐抓共管，密切配合，使档案管理网络覆盖到每一个部门、科室。  

    强化制度建设，加强档案资源和信息化建设，实现集中、规范化管理。

    制定档案管理人员岗位职责和档案管理工作规章制度，严格执行档案工作法律法规，对照档案工作行业标准，进行档案收集、整理、归档和管理。严格按照各类档案标准进行整理、排列、编号，做到不同类别的档案不同册，不同年代的档案不同盒。规范编写案卷目录，准确书写卷内目录，建立全引目录索引。规范操作，有序利用，设立信息系统防火墙、密码访问控制，严格执行保管制度，从技术要求和管理措施两方面有效保证档案信息的安全管理。

    加大投入，完善设施设备，确保档案安全管理。

    档案基础设施建设是做好档案管理工作的前提条件，为了进一步加强基础设施建设，优先安排使用资金，着力加强档案管理基础建设。大力改善档案工作硬件设施，配备标准化档案专用库房，购置档案室一体机、防磁柜等设施设备，标准规范、数量充足。加强对档案的管理，定时检查分析，确保达到“九防”要求。制定档案灾害应急处置预案，并定期组织有关人员进行学习演练，提高对各类应急突发事件的处置能力。

    编制检索工作，强化档案管理的开发和利用。

    档案信息开发利用是档案工作的落脚点，是档案管理的目的，为方便档案的科学管理和合理利用，更好地为景区管理工作服务，首先编制了电子及纸质两套检索工具，提高了档案查询的效率。建立了全宗卷，编写了《全宗指南》《组织机构沿革》《大事记》等资料。对于各类档案，严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、归档工作，成立档案鉴定小组，按规定进行档案鉴定销毁。

    加强队伍建设，努力提高档案管理工作质量。

    加强业务指导，提高实际工作能力。档案管理人员在上岗前要经过实习锻炼，上级业务主管部门和专业人员给予必要的业务指导，达到具有独立开展工作的能力。加强业务交流，提高档案管理水平。定期组织开展参观、学习、业务座谈、知识讲座等活动，通过多种形式，开展档案业务学习和交流，取长补短，以提高档案管理人员的业务水平和档案管理工作质量。加强联系沟通，要密切保持与业务主管部门的联系沟通，及时报告工作情况和信息动态，积极争取得到上级业务部门的支持和帮助，不断提高档案工作规范化水平。